Ohjeen aiheet

Pl@zan ohje Asiakirjakansiot

Asiakirjakansiot (dman) on yhteisön jäsenille tarkoitettu tehokas asiakirjojen säilytys- ja hallintajärjestelmä. Jotta voisit käyttää dman-järjestelmää, sinun on ensin tilattava Asiakirjakansiot-palvelu. Kun olet tilannut palvelun, voit luoda ja selata asiakirjakansioita, luoda uusia asiakirjoja, tarkastella ja muokata järjestelmässä olevia asiakirjoja sekä etsiä asiakirjoja.

Dman-järjestelmässä asiakirjat tallennetaan asiakirjavarantoon. Jokaisella asiakirjalla on yksilöllinen asiakirjatunnus. Dman-tilaajat voivat luoda kansiohierarkioita, jotka sisältävät asiakirjaviitteitä. Jokaisella dman-tilaajalla on oma kotikansio. Dman-järjestelmää ryhmänä käyttävät yhteisön jäsenet voivat käyttää ryhmän yhteistä kotikansiota.

Dman-järjestelmässä voidaan hallita asiakirjojen luomista ja kehittämistä versionhallinta- ja lukitusmekanismien avulla. Asiakirjojen ja kansioiden käyttöoikeuksia voidaan rajoittaa käytönvalvontaluetteloiden ja käyttöoikeuksien avulla. Asiakirjan tai kansion omistajalla on täydellinen ylläpito-oikeus kyseiseen kohteeseen. Omistaja voi myöntää toisille käyttäjille erityyppisiä käyttöoikeuksia, mukaan lukien hallintaoikeudet, sekä evätä heiltä käyttöoikeuksia käytönvalvontaluetteloa muuttamalla. Dman-tilaajat voivat luoda omia 'mukautettuja ominaisuuksia' asiakirjan kiinteiden ominaisuuksien lisäksi. Nämä ominaisuudet voivat sisältää lisätietoja, jotka käyttäjät haluavat liittää asiakirjoihinsa.

Kuva-arkisto on erityinen kansiohierarkia, jossa kuvat säilytetään erityisasiakirjoina. Dman luo kustakin kuvasta automaattisesti pienoiskuvan, joka voidaan myös ladata joko yhtä aikaa täysikokoisen kuvan kanssa tai koska tahansa myöhemmin. Kun selailet kuva-arkiston kansioita, voit valita, näytetäänkö kuvat asiakirjojen tapaan muissa kansioissa kuin kuva-arkistossa vai näytetäänkö ne pienoiskuvina, jotka ovat linkkejä täysikokoisiin kuviin. Kuvia voidaan hakea erikseen, ja hakutulokset voidaan esittää joko pienoiskuvina tai muina kuin kuva-arkiston kansioina.

Sivustot, jotka haluavat hyödyntää kuva-arkistojen ominaisuuksia (esimerkiksi tarkastella pienoiskuvia selaamisen yhteydessä) ilman kuva-arkistojen rakenteellisia rajoituksia, voivat määrittää dman-järjestelmän sallimaan kuvakansiot kaikkialla kansiohierarkiassa.

Sisällys

Asiakirjakansioiden selaaminen

Dman-järjestelmässä on kaksi tapaa etsiä ja käyttää asiakirjoja. Toinen tavoista on suora asiakirjahaku. Tavallisempi tapa on kuitenkin kansiohierarkian selaaminen.

Asiakirjakansioiden selaaminen dman-järjestelmässä on hyvin samanlaista kuin kiintolevyllä olevien tiedostojärjestelmien selaaminen. Kuten levyhakemistotkin, kansiot sisältävät alikansioita (alihakemistoja) ja asiakirjoja (tiedostoja). Yhtäläisyydet eivät kuitenkaan ulotu tämän pidemmälle. Dman-järjestelmässä asiakirjat tallennetaan yhteen ja samaan asiakirjavarantoon, jossa kukin asiakirja tunnistetaan yksilöllisen tunnuksen avulla. Kansiossa voi olla viittauksia varannossa oleviin asiakirjoihin. Kansiohierarkia on siis ainoastaan looginen esitys asiakirjavarannosta. Se voi sisältää viitteitä osaan varannossa olevista asiakirjoista tai niihin kaikkiin. Joihinkin asiakirjoihin voidaan viitata monta kertaa, mutta yksittäiseen asiakirjaan ei voida samassa kansiossa viitata kuin kerran. Jokaisella tilaajalla on oma kotikansio, jonka avulla käyttäjä voi luoda oman näkymänsä asiakirjavarantoon. Käyttäjän 'dmanadmins' kotikansio toimii yhteisen kansiohierarkian juurena, jota toiset dman-tilaajat voivat käyttää (oikeuksiensa asettamissa rajoissa).

Asiakirjakansioiden selaaminen on yksinkertaista. Näkymässä on aina luettelo tarkasteltavana olevan kansion (nykyisen kansion ) alikansioista sekä kansiossa olevista asiakirjoista.

Alikansiot näkyvät luettelossa joko -kuvakkeina (muut kuin kuva-arkiston kansiot) tai -kuvakkeina (kuva-arkiston kansiot) kansion nimen ja kansion mahdollisten yhteenvetotietojen kanssa.

  • Voit siirtyä alikansioon napsauttamalla kyseisen kansion nimeä.

  • Voit palata takaisin yläkansioon napsauttamalla yläkansion kuvaketta ().

  • Voit tarkastella kansion ominaisuuksia valitsemalla kansion vieressä olevan -kuvakkeen.

  • Voit järjestää kansioluettelon valitsemalla alikansioiden luettelon yläpuolella olevasta luetteloruudusta kansion kentän, jonka mukaan tiedot järjestetään, sekä nousevan tai laskevan järjestyksen - ja -kuvakkeiden avulla.

Kaikkien dman-mallipohjien yläreunassa on valikko, jonka avulla on helppoa siirtyä oman kotikansion, yhteisen juurikansion ja nykyisen kansion välillä. Jos olet useamman kuin yhden dman-palvelua käyttävän ryhmän jäsen, voit napsauttamalla käyttäjätunnusta siirtyä Vaihda tunnus -sivulle, missä voit vaihtaa dman-käyttäjätunnuksesi. Linkkiä Näytä luokat napsauttamalla voit siirtyä sivulle, jolla voit tarkastella, muokata ja luoda mukautettujen ominaisuuksien määrityksiä.

Asiakirjojen esitystapa voi vaihdella asiakirjan tilan mukaan. Tavalliset asiakirjat esitetään asiakirjan tyypin mukaan vaihtelevien kuvakkeiden avulla, esimerkiksi käyttämällä kuvaketta tai käyttämällä kuvaketta (jos kyseessä on kuva). Näytössä näkyvät myös asiakirjan otsikko ja asiakirjan kuvaus.

Jos asiakirja esitetään kuvakkeella , kyseinen asiakirja on lukittu. Voit ladata asiakirjan ja tarkastella sen tietoja mutta et voi muuttaa asiakirjaa (paitsi jos olet itse lukinnut sen). Saat lisätietoja asiakirjojen lukitsemisesta napsauttamalla tätä.

Voit järjestää asiakirjojen luettelon samalla tavalla kuin kansioluettelon, mutta asiakirjat voi järjestää myös määritettyjen mukautettujen ominaisuuksien mukaan. Verkkopalvelu voi tallettaa valitsemasi järjestämisasetuksen, mikäli olet asettanut tämän valinnan päälle henkilökohtaisissa asetuksissasi.

Jos nykyinen kansio on osa kuva-arkistoa, voit valita, näytetäänkö tiedostot pienoiskuvina (oletusarvo) vai näytetäänkö tiedostoista tarkat tiedot silloin, kun kyseessä on muu kansio kuin kuva-arkisto. Voit siirtyä näiden näkymien välillä helposti napsauttamalla "Näkymä:"-painikkeen oikealla puolella olevaa linkkiä. Näkymän vaihtoehdot ovat "Yksityiskohdat", jos pienoiskuvat ovat näytössä tai "Pienoiskuvat", jos näytössä on muu näkymä kuin kuva-arkisto. Pienoiskuva on linkki täysikokoiseen kuvaan.

Jos täysikokoisesta kuvasta ei jostakin syystä ole pienoiskuvaa, siitä näytetään oletuspienoiskuva. Jos sinulla on kuvan ylläpito-oikeus (tai olet kuvan omistaja), voit ladata oman pienoiskuvan tai pyytää dman-järjestelmää luomaan pienoiskuvan automaattisesti.

Kaikki kuva-arkiston kansioon ladatut (tai kopioidut tai siirretyt) tiedostot, jotka eivät ole kuvia, esitetään asiakirjojen oletuspienoiskuvan avulla.

Jos valitset asiakirjan vieressä olevan -kuvakkeen, pääset asiakirjan Ominaisuudet-sivulle. Jos napsautat asiakirjan nimeä, voit tarkastella asiakirjaa tai ladata sen.

Selaamisen yhteydessä voit ottaa käyttöön kansiossa tapahtuvista muutoksista ilmoittavat muistutukset. Voit ottaa muistutukset käyttöön valitsemalla -kuvakkeen, joka muuttuu valittaessa -kuvakkeeksi. Tämän jälkeen saat sivuston muutoksissa kertovissa tiedotuksissa myös tiedon näissä kansioissa tapahtuneista muutoksista sekä muutospäivämäärästä ja -kellonajasta. Tällä hetkellä muistutuksia voidaan antaa asiakirjojen luomisesta tai muuttamisesta sekä alikansioiden luomisesta. Voit poistaa kansion muistutukset käytöstä valitsemalla kansion -kuvakkeen, joka tällöin muuttuu -kuvakkeeksi. Napsauta tätä, jos haluat lisätietoja muistutuksista yleensä.

Kansion selausnäkymässä voi olla linkkejä muihin dman-järjestelmän päätoimintoihin, joita ovat:

Sisällysluettelo

Asiakirjojen tarkasteleminen

Kun napsautat kansion selausnäkymässä asiakirjaa, asiakirja ladataan omaan tietokoneeseesi tai avataan dman-mallissa asiakirjan MIME-tyypin ja dman-asetusten mukaan.

Huomautus: Se, miten selaimesi käsittelee lataamiasi asiakirjoja, riippuu ladattavan asiakirjan MIME-tyypistä ja selaimen tämän tyypin käsittelyä koskevista määrityksistä. Esimerkiksi teksti- ja HTML-tiedostot voidaan näyttää selaimessa ja tekstinkäsittelyohjelmien käyttämissä tiedostomuodoissa tallennetut asiakirjat voidaan ladata levylle. Lisätietoja tästä on selaimen ohjeissa.

Sisällysluettelo

Asiakirjojen lisääminen

Uusi asiakirja voidaan lisätä dman-järjestelmään kolmella tavalla. Voit lähettää yksittäisen tiedoston tietokoneesta selaimen välityksellä, kirjoittaa asiakirjan sisällön suoraan Luo asiakirja -lomakkeeseen tai lähettää useita tiedostoja sisältävän ZIP-tiedoston, jonka sisältö lisätään erillisinä asiakirjoina. Kahdessa ensimmäisessä tapauksessa menettelytapa on sama:

  • Kirjoita asiakirjan asiakirjan otsikko (tai kuvan otsikko). Otsikossa ei saa käyttää vinoviivaa (/) eikä plusmerkkiä (+).

  • Kuvaus-kenttään kannattaa kirjoittaa lyhyt kuvaus asiakirjasta. Tämä kannattaa tehdä varsinkin silloin, kun ladataan kuvaa, koska kuvia luetteloitaessa kuvauskentän tiedot edustavat asiakirjan sisältöä ja huomautuskentästä tulee kuvien tärkein hakukenttä.

  • Kirjoita Avainsanat-kenttään avainsanoja, jotka helpottavat asiakirjan hakua.

  • Kirjoita asiakirjan ensimmäisen version versionumero. Oletuksena tämän kentän arvo on "1.0".

  • Halutessasi voit valita avattavasta luettelosta kielen, joka on asiakirjan (ensimmäisen version) pääasiallinen kieli. Tästä on hyötyä varsinkin silloin, kun sivustosi hyödyntää Pl@za-hakupalvelun monikielisiä ominaisuuksia. Lisätietoja saat järjestelmänvalvojalta.

  • Voit lisäksi kirjoittaa ensimmäistä versiota koskevan versiokuvauksen.

  • Jos mukautettujen ominaisuuksien luokkia on määritettyinä, voit valita luokat, joihin haluat asiakirjan kuuluvan. Kun asiakirja on lähetetty, järjestelmä kehottaa sinua antamaan valittuihin luokkiin kuuluvien mukautettujen ominaisuuksien arvot. Lisätietoja luokista ja mukautetuista ominaisuuksista on kohdassa Luokat ja mukautetut ominaisuudet.

  • Jos lähetät asiakirjan, valitse Lähetä tiedosto -kentän vieressä oleva Selaa-painike ja valitse tietokoneessasi oleva tiedosto. Voit myös kirjoittaa tekstiruutuun asiakirjan sisällön (jos olet muussa kansiossa kuin kuva-arkistossa).

  • Jos lähetät kuvaa kuva-arkiston kansioon ja haluat lähettää samalla kuvaan kuuluvan oman pienoiskuvan, valitse Lähetä pienoiskuva -kentän vieressä oleva Selaa-painike ja valitse tietokoneessasi oleva tiedosto. Voit myös jättää kentän tyhjäksi, jos haluat dman-järjestelmän luovan pienoiskuvan automaattisesti. Voit lähettää oman pienoiskuvan myöhemmin, jos dman-järjestelmä ei jostakin syystä voi luoda pienoiskuvaa tai (kuten joskus tapahtuu) järjestelmä luo pienoiskuvan, jota haluaisit parantaa (lisätietoja on kohdassa Kansion ominaisuuksien tarkasteleminen ja muokkaaminen).

  • Lisää asiakirja valitsemalla OK-painike tai peruuta toimenpide valitsemalla Peruuta-painike. Tyhjennä-painikkeella voit palauttaa lomakkeen alkutilaan. Tavallisesti tämä merkitsee kenttien tyhjentämistä.

Useiden asiakirjojen/kuvien lähettäminen -sivulla voit valita ZIP-tiedoston tietokoneestasi ja lähettää tiedoston. ZIP-tiedoston kansioista ja tiedostoista tulee dman-järjestelmän kansioita ja asiakirjoja, ja niillä on alkuperäiset tiedostojen ja kansioiden nimet. Jos lähetät useita asiakirjoja, dman-järjestelmä luo niille automaattisesti pienoiskuvat, mutta Kuvan ominaisuuksien muokkaaminen -sivulla voit muuttaa pienoiskuvia (ja muuttaa myös muita ominaisuuksia, kuten asiakirjan kuvauskenttää, jota käytetään kuvien hakemiseen edellä kuvatulla tavalla).

Kun uusi asiakirja on luotu ja lisätty dman-järjestelmään, linkki kyseiseen asiakirjaan ilmestyy siihen kansioon, jota olet selaamassa.

Sisällysluettelo

Kansioiden luominen

Tällä toiminnolla voit luoda uuden kansion siihen kansioon, jota olet parhaillaan selaamassa. Kirjoita Kansion nimi -kenttään nimi, jonka haluat antaa uudelle kansiolle. Kansio ei saa olla samanniminen kuin mikään nykyisessä kansiossa oleva kansio. Kansion nimessä ei saa käyttää vinoviivaa (/) eikä plusmerkkiä (+).

Voit lisäksi kirjoittaa lyhyen kuvauksen uudesta kansiosta Yhteenveto-kenttään.

Jos sivusto on määritetty sallimaan kuvakansiot kaikkialla kansiohierarkiassa, Kansion tyyppi -kentässä on avattava luettelo, josta voi valita 'Asiakirjakansio'- tai 'Kuvakansio'-vaihtoehdon. 'Kuvakansio' kannattaa tavallisesti valita, jos uusi kansio on tarkoitettu ainoastaan tai pääasiassa kuvia varten, koska tällöin kansiota selatessa voi (esimerkiksi) tarkastella pienoiskuvia.

Luo uusi kansio valitsemalla OK-painike tai peruuta toimenpide valitsemalla Peruuta-painike. Tyhjennä-painikkeella voit palauttaa lomakkeen alkutilaan. Tavallisesti tämä merkitsee kenttien tyhjentämistä.

Sisällysluettelo

Kuva-arkistojen luominen

Tällä toiminnolla voit luoda uuden kuva-arkiston siihen kansioon, jota olet parhaillaan selaamassa. Kuva-arkisto on erityinen kansiohierarkia, jossa kuvat säilytetään erityisasiakirjoina, ja tämän toiminnon avulla luodaan hierarkian ylin taso. Hierarkiaan voidaan luoda alikansioita samalla tavalla kuin muihinkin kansioihin, kuten kuvataan kohdassa Kansioiden luominen. Jos sivusto on määritetty sallimaan kuvakansiot kaikkialla kansiohierarkiassa, kuvakansioita ei käytetä eikä sinulle tarjota mahdollisuutta luoda niitä.

Kirjoita Kansion nimi -kenttään nimi, jonka haluat antaa uudelle kuva-arkistolle. Kansio ei saa olla samanniminen kuin mikään nykyisessä kansiossa oleva kansio. Kansion nimessä ei saa käyttää vinoviivaa (/) eikä plusmerkkiä (+).

Lisäksi voit kirjoittaa lyhyen kuvauksen uudesta kuvasta Yhteenveto-kenttään.

Luo uusi kuva-arkisto valitsemalla OK-painike tai peruuta toimenpide valitsemalla Peruuta-painike. Tyhjennä-painikkeella voit palauttaa lomakkeen alkutilaan. Tavallisesti tämä merkitsee kenttien tyhjentämistä.

Huomautus: Voit luoda kuva-arkiston vain ryhmään tai käyttäjän kotikansioon. Kuten tavallista, sinulla on oltava kotikansion ylläpito-oikeus (tai sinun on oltava kotikansion omistaja) eikä kuva-arkistoa saa olla vielä olemassa, mutta tällöinkin kuva-arkisto voidaan luoda vain, jos sivuston asetukset sallivat sen. Lisätietoja sivuston asetuksista saat sivuston valvojalta.

Sisällysluettelo

Kansioiden poistaminen

Poista nykyinen kansio valitsemalla Poista-painike tai peruuta toimenpide valitsemalla Peruuta-painike.

Jos olet poistamassa kansiota, joka ei ole tyhjä (muidenkin kuin tyhjien kansioiden poistaminen on tässä sivustossa mahdollista), järjestelmä varoittaa sinua. Jos poistat kansion, kaikki kansiossa olevat alikansiot ja asiakirjaviitteet (mutta ei itse asiakirjoja) poistetaan.

Jos olet poistamassa kansiota, joka ei ole tyhjä, eikä muiden kansioiden kuin tyhjien kansioiden poistaminen ole tässä sivustossa mahdollista, et tavallisesti pääse etenemään tähän pisteeseen saakka. Jos joku muu käyttäjä on kuitenkin lisännyt kansion tai asiakirjan kansioon, jota olet poistamassa, näkyviin tulee tämä sivu sekä varoitus (eikä Poista-painike ole käytettävissä).

Huomautus 1: Et voi poistaa kotikansiotasi, juurikansiota tai järjestelmäkansiota. Huomautus 2: Jos et ole varma siitä, sallitaanko muiden kuin tyhjien kansioiden poistaminen sivustossa, pyydä lisätietoja järjestelmänvalvojalta.

Sisällysluettelo

Kansion ominaisuuksien tarkasteleminen ja muokkaaminen

Jos sinulla on kansion lukuoikeus, pystyt tarkastelemaan myös kansion ominaisuuksia. Jos sinulla on kansion ylläpito-oikeus tai jos olet kansion omistaja, pystyt myös muuttamaan joitakin näistä ominaisuuksista. Kansion ominaisuuksia ovat seuraavat:

  • Kansion tunnus. Tämä on kansion tunnus. Se on kansion polku alkaen juurikansiosta tai kotikansiosta. Sitä ei voi muuttaa.

  • Kansion nimi. Tämä on kansion tekstimuotoinen nimi, joka näkyy selaamisen ja muiden kansiolle tehtävien toimenpiteiden yhteydessä. Tämän kentän arvoa voi muuttaa. Otsikossa ei saa käyttää vinoviivaa (/) eikä plusmerkkiä (+).

  • Yhteenveto on kansion lyhyt tekstimuotoinen kuvaus. Tämän kentän arvoa voi muuttaa.

  • Jos sivusto on määritetty sallimaan kuvakansiot kaikkialla kansiohierarkiassa, Kansion tyyppi -arvoksi on määritetty "Kuvakansio", kun kyseessä on kuvakansio, tai "Asiakirjakansio", kun kyseessä on asiakirjakansio (eli ei kuva). Tätä kenttää voi muokata vaihtamalla arvoa avattavasta luettelosta.

  • Omistaja. Tämä on käyttäjä, joka on luonut kansion. Kansioiden omistajaa ei voi vaihtaa, toisin kuin asiakirjojen kohdalla.

  • Luontiaika. Tämä ilmoittaa kansion luomispäivämäärän ja -ajan, eikä sitä voi muuttaa.

Tee haluamasi muutokset muokkauskenttiin ja valitse sitten OK-painike tai peruuta muutokset valitsemalla Peruuta-painike. Tyhjennä-painikkeella voit palauttaa lomakkeen alkutilaan. Tavallisesti tämä merkitsee kenttien tyhjentämistä.

Jos sinulla on kansion ylläpito-oikeus tai jos olet kansion omistaja, näyttöön tulee Poista-painike. Tämä edellyttää kuitenkin sitä, että kansio on tyhjä, tai sitä, että (mikäli kansio ei ole tyhjä) muiden kuin tyhjien kansioiden poistaminen on mahdollista sivustossa. Jos valitset Poista-painikkeen, näyttöön tulee sivu, jossa sinua pyydetään vahvistamaan valintasi.

Näytössä on myös kansion käytönvalvontaluettelo (ACL-luettelo). Se on taulukko, jossa on luettelo käyttäjien ja ryhmien nimistä sekä kyseisten käyttäjien tai ryhmien jäsenten oikeuksista tähän kansioon. Käyttöoikeuksia on neljänlaisia:

  1. Lukuoikeus (Read) - Käyttäjä tai ryhmän jäsen voi tarkastella kansion ominaisuuksia ja sisältöä (kansiossa olevien asiakirjojen ja alikansioiden käytönvalvontaluetteloiden mukaisesti).

  2. Muokkausoikeus (Amend) - Lukuoikeuden lisäksi käyttäjällä tai ryhmän jäsenellä on oikeus lisätä kansioon asiakirjaviitteitä ja poistaa niitä kansiosta.

  3. Ylläpito-oikeus (Manage) - Muutosoikeuden lisäksi käyttäjällä tai ryhmän jäsenellä on oikeus muuttaa kansion ominaisuuksia (myös sen käytönvalvontaluetteloa) ja luoda alikansioita.

  4. Tallennusoikeus (Upload) - Käyttäjällä tai ryhmän jäsenellä on oikeus lisätä asiakirjaviitteitä kansioon, mutta viitteiden kohteena olevat asiakirjat eivät ole muiden sellaisten käyttäjien nähtävissä, joilla on tallennusoikeudet.

Sisällysluettelo

Kopioiminen, siirtäminen ja liittäminen

Voit kopioida tai siirtää asiakirjoja ja kansiopuita kansiosta toiseen valitsemalla asiakirjat ja kansiot, jotka haluat kopioida tai siirtää. Valitse sitten Kopioi- tai Siirrä-painike (sen mukaan, kumman toimenpiteen haluat suorittaa) tai peruuta toimenpide valitsemalla Peruuta-painike.

Valitsemasi asiakirjat ja kansiot siirretään leikepöydälle. Leikepöydän sisältö säilyy niin kauan kuin olet yhteydessä dman-palveluun. Kun selaat kansioita, leikepöytä näkyy näytössä. Suorita kopioiminen tai siirtäminen loppuun siirtymällä haluamaasi kansioon ja valitsemalla Liitä-painike. Tähän kansioon luodaan uudet viitteet valitsemiisi asiakirjoihin (ja lähdekansiossa olevat viitteet poistetaan, jos siirsit asiakirjat), ja leikepöytä poistuu näytöstä. Valitut kansiopuut kopioidaan kohdekansioon ja alkuperäiset kansiopuut poistetaan, jos toiminto oli siirtäminen ja sinulla on ylläpito-oikeus kaikkiin valitun puun kansioihin.

Huomautus: Kun asiakirja kopioidaan, asiakirjasta itsestään ei tehdä kopiota. Ainoastaan kansiossa olevasta asiakirjaviitteestä tehdään kopio, ja tämä uusi asiakirjaviite luodaan kohdekansioon. Molemmat viitteet viittaavat samaan asiakirjavarannossa olevaan asiakirjaan. Kun asiakirja siirretään, lähdekansiossa oleva asiakirjaviite poistetaan. Kun kansio kopioidaan tai siirretään, siitä tehdään kopio. Uusi kansio luodaan siten, että sillä on sama nimi ja kuvaus mutta ehkä eri omistaja- ja eri luomispäivämääräarvo.

Sisällysluettelo

Asiakirjojen, asiakirjaviitteiden ja kansioiden poistaminen

Tällä toiminnolla voit poistaa asiakirjaviitteitä ja kansiohierarkioita nykyisestä kansiosta. Viitteen poistaminen ei vaikuta itse asiakirjaan. Asiakirja säilyy edelleen asiakirjavarannossa, ja voit käyttää sitä asiakirjahakujen tai toisissa kansioissa olevien viitteiden kautta. Voit poistaa myös itse asiakirjoja, jos sinulla on ylläpito-oikeus kyseisiin asiakirjoihin. Valitut kansiohierarkiat poistetaan, jos sinulla on ylläpito-oikeus kaikkiin puun kansioihin. Alikansioiden asiakirjaviitteet poistetaan, mutta itse asiakirjoja ei poisteta. (Järjestelmänvalvoja on voinut määrittää Asiakirjakansiot-palvelun estämään muiden kuin tyhjien kansioiden poistamisen. Tällöin vain nykyisellään tyhjät kansiot ovat käytettävissä valintaluettelossa.)

Valitse poistettavat asiakirjat ja kansiot näytössä olevasta luettelosta, valitse poistovaihtoehdot ja valitse Poista-painike tai peruuta toimenpide valitsemalla Peruuta-painike.

Kun olet valinnut Poista-painikkeen, näyttöön tulee vahvistuslomake. Lomake sisältää luettelon asiakirjoista, joiden viitteet poistetaan, sekä luettelon poistettavista asiakirjoista ja kansioista (tämä on usein edellisen luettelon osajoukko). Jos haluat suorittaa poistotoiminnon loppuun, valitse OK-painike. Voit myös peruuttaa toiminnon valitsemalla Peruuta-painikkeen.

Sisällysluettelo

Asiakirjan ominaisuuksien tarkasteleminen ja muokkaaminen

Jos sinulla on asiakirjan lukuoikeus, voit tarkastella asiakirjan ominaisuuksia sekä asiakirjan versioiden ominaisuuksia. Jos sinulla on hallintaoikeudet tai olet asiakirjan omistaja tai asiakirjan alkuperäinen lähettäjä (eli sen alkuperäisen version luonut tai lähettänyt henkilö) ja sinulla on asiakirjan muutos- tai lähetysoikeudet, joitakin näitä ominaisuuksia voi muokata. Asiakirjan ominaisuuksia ovat seuraavat:

  • Asiakirjan tunnus tai kuvan tunnus. Tämä on asiakirjan tunnus (asiakirja voi olla kuva tai muu kuin kuva). Tunnus on yksilöllinen koko dman-järjestelmässä. Se luodaan asiakirjan luomisen yhteydessä, eikä sitä voi muuttaa.

  • Asiakirjan otsikko tai kuvan otsikko. Tämä on asiakirjan tekstimuotoinen nimi (asiakirja voi olla kuva tai muu kuin kuva), joka näkyy selaamisen ja muiden asiakirjalle tehtävien toimenpiteiden yhteydessä. Tämän kentän arvoa voi muuttaa. Otsikossa ei saa käyttää vinoviivaa (/) eikä plusmerkkiä (+).

  • Kuvaus on asiakirjan lyhyt tekstimuotoinen kuvaus. Tämän kentän arvoa voi muuttaa.

  • Avainsanat-kentässä on avainsanojen luettelo, jota voi käyttää asiakirjaa etsittäessä. Tämän kentän arvoa voi muuttaa.

  • Omistaja. Tämä on asiakirjan omistava käyttäjä tai ryhmä, joka määräytyy sen kansion omistajan mukaan, jossa kansio alun perin luotiin tai lähetettiin. Voit mahdollisesti muuttaa asiakirjan omistajatietoja, jos olet asiakirjan nykyinen omistaja tai jos sinulle on myönnetty asiakirjan hallintaoikeudet, mutta tämä määräytyy sivuston kokoonpanon mukaan. Dmanadmins-ryhmän jäsen voi muuttaa kansion omistajatietoja.

  • Alkuperäinen lähettäjä. Asiakirjan alkuperäisen version luonut tai lähettänyt käyttäjä. Tämän kentän arvoa ei voi muuttaa.

  • Luontiaika-kentässä on asiakirjan luontipäivämäärä ja -aika. Arvoja ei voi muuttaa.

  • Asiakirjan tiedostonimeä ei voi muokata.

Lisäksi voit tarkastella (ja muuttaa) joitakin asiakirjojen viimeisen version ominaisuuksia. Näitä ovat seuraavat:

  • Versiotunnus. Tämä on version tunnus. Sitä ei voi muuttaa.

  • Versionumero on version tekstimuotoinen nimi (tavallisesti numero, kuten 1.1). Tämän kentän arvoa voi muuttaa.

  • Versiokuvaus on tätä asiakirjan versiota koskeva lyhyt huomautus. Tämän kentän arvoa voi muuttaa.

  • Kieli sisältää asiakirjan tämän version pääasiallisen kielen tai (kun kyseessä on kuva) asiakirjan tämän version yhteyteen määritetyn kielen. Tätä kenttää voi muokata valitsemalla avattavasta luettelosta jonkin muun kielen.

  • Sisäänkirjaaja-kentässä on sen käyttäjän nimi, joka on kirjannut sisään asiakirjan uusimman version.

  • Kirjattu sisään -kentässä on version sisäänkirjauspäivämäärä ja -aika.

  • Koko (tavuina) sisältää version koon (tavuina).

  • Version MIME-tyyppi. Tämä arvo ohjaa tapaa, jolla selain käsittelee tiedostoa, ja arvoa muutettaessa on oltava varovainen.

  • Merkistö muissa kuin kuva-asiakirjoissa. Merkistöllä tarkoitetaan merkistön koodausmenetelmää, jonka mukaisesti asiakirjan tämä versio on tallennettu. Jos versio on luotu (eikä lähetetty), älä muuta tämän kentän arvoa (tavallisesti arvo on UTF-8, mutta joissakin sivustoissa arvoksi voi olla määritetty jokin muu arvo). Jos versio on lähetetty, tämä kenttä jätetään tavallisesti tyhjäksi. Muokkaa kenttää ja valitse avattavasta valikosta asianmukainen arvo (joka voi olla esimerkiksi ISO-8850-1, ISO-8850-15 tai Windows-1252), jos asiakirja ei näy asianmukaisesti.

  • Kuvan leveys (kuvapisteinä) sisältää version kuvan leveyden (kuvapisteinä). Koskee vain kuvia.

  • Kuvan korkeus (kuvapisteinä) sisältää version kuvan korkeuden (kuvapisteinä). Koskee vain kuvia.

  • Vain kuvia koskeva version Pienoiskuva. Tämän kentän arvoa voi muuttaa.

Tee haluamasi muutokset muokkauskenttiin ja valitse sitten Käytä-painike tai peruuta muutos valitsemalla Peruuta-painike. Tyhjennä-painikkeella voit palauttaa lomakkeen alkutilaan. Tavallisesti tämä merkitsee kenttien tyhjentämistä. Voit myös merkitä asiakirjan poistettavaksi valitsemalla Poista-painikkeen.

Jos kuvalla ei ole pienoiskuvaa tai haluat jostakin syystä korvata nykyisen pienoiskuvan, valitse Muuta pienoiskuva -valintaruutu Kuvan ominaisuuksien muokkaaminen -sivulla ja joko valitse Lähetä pienoiskuva -kentän vieressä oleva Selaa-painike ja valitse tiedosto tietokoneestasi tai jätä kenttä tyhjäksi, jos haluat dman-järjestelmän luovan pienoiskuvan automaattisesti.

Jos sinulla on muutos- tai hallintaoikeudet tai jos sinulla on lähetysoikeudet ja olet asiakirjan alkuperäinen lähettäjä (eli olet luonut tai lähettänyt asiakirjan alkuperäisen version), voit myös lukita asiakirjan ja poistaa sen lukituksen (jos olet lukinnut asiakirjan itse). Lisätietoja tästä on asiakirjojen lukitusta käsittelevässä kohdassa.

Näytössä on myös asiakirjan käytönvalvontaluettelo. Se on taulukko, jossa on luettelo käyttäjien ja ryhmien nimistä sekä kyseisten käyttäjien tai ryhmien jäsenten oikeuksista tähän asiakirjaan. Käyttöoikeuksia on neljänlaisia:

  1. Lukuoikeus (Read) - Käyttäjä tai ryhmän jäsen voi tarkastella asiakirjan ominaisuuksia ja asiakirjaa itseään.

  2. Muutosoikeus (Amend) - Lukuoikeuden lisäksi käyttäjällä tai ryhmän jäsenellä on oikeus lisätä uusia versioita asiakirjaan sekä - jos nykyinen käyttäjä on asiakirjan alkuperäinen lähettäjä (eli on luonut tai lähettänyt asiakirjan alkuperäisen version) - muokata asiakirjan ominaisuuksia (käytönvalvontaluetteloa lukuun ottamatta) ja poistaa asiakirjan.

  3. ylläpito-oikeus (Manage) - Muutosoikeuden lisäksi käyttäjällä tai ryhmän jäsenellä on oikeus muuttaa asiakirjan ominaisuuksia, myös sen käytönvalvontaluetteloa.

  4. Lähetysoikeus (Upload) - Asiakirjan alkuperäinen lähettäjä (eli käyttäjä, joka on luonut tai lähettänyt asiakirjan alkuperäisen version) voi muokata asiakirjan ominaisuuksia (käytönvalvontaluetteloa lukuun ottamatta) ja poistaa asiakirjan. Asiakirja ei näy muille sellaisille käyttäjille tai sellaisten ryhmien jäsenille, joilla on lähetysoikeudet.

Asiakirjan ominaisuudet -näkymässä voi olla linkkejä muihin dman-järjestelmän päätoimintoihin, joita ovat:

Sisällysluettelo

Asiakirjojen poistaminen

Merkitse nykyinen asiakirja poistettavaksi valitsemalla Poista-painike tai peruuta toimenpide valitsemalla Peruuta-painike.

Tämä toiminto poistaa asiakirjan ja kaikki siihen kuuluvat versiot.

Sisällysluettelo

Asiakirjojen kirjaaminen ulos (lukitseminen)

Kun asiakirja lukitaan, muut dman-käyttäjät eivät pääse muokkaamaan sitä. Kun asiakirja on lukittu, ainoastaan sen lukinnut käyttäjä voi lisätä uusia versioita tai muokata asiakirjan ominaisuuksia. Näin käyttäjä voi esimerkiksi kehittää asiakirjan uutta versiota ilman että toiset käyttäjät tekevät siihen muutoksia.

Lukitse asiakirja kirjoittamalla kuvauskenttään lyhyt kuvaus lukituksen syystä ja valitsemalla OK-painike. Voit peruuttaa toimenpiteen valitsemalla Peruuta-painikkeen.

Jos haluat lisätä asiakirjaan uuden version, asiakirja on kirjattava ulos. Kun asiakirja kirjataan ulos, se lukitaan ja saat mahdollisuuden muokata asiakirjaa. Asiakirjan MIME-tyypin mukaan uloskirjausvaihtoehdot ovat seuraavat:

  • Uuden version luominen järjestelmän sisällä Kirjaa sisään (luo) -toiminnolla. Tämä vaihtoehto on käytettävissä vain, jos asiakirjan viimeisin versio on tekstimuotoinen.

  • Asiakirjan uusimman version automaattinen lataus.

Lukitut asiakirjat esitetään -kuvakkeella.

Kun olet lopettanut asiakirjan käsittelyn, poista asiakirjan lukitus. Voit poistaa lukituksen Kirjaa sisään -toiminnolla.

Sisällysluettelo

Versioiden kirjaaminen sisään

Jotta voisit kirjata sisään uuden version asiakirjasta, sinun on pitänyt lukita kyseinen asiakirja joko kirjaamalla se ulos tai lukitsemalla se manuaalisesti Asiakirjan ominaisuudet -sivulla.

Asiakirjojen uusien versioiden lisääminen on samanlainen toimenpide kuin uusien asiakirjojen luominen. Pääasiallinen ero on se, että tässä tapauksessa ei tarvitse lisätä asiakirjan nimeä tai kuvausta vaan ainoastaan versionumero ja versiota koskeva huomautus.

Voit lisätä uuden version lähettämällä tiedoston Kirjaa sisään (lähetä) - tai Kirjaa sisään (luo) -toiminnon avulla ja kirjoittamalla tiedoston itse Luo versio -lomakkeeseen. Jos valitset viimeksi mainitun menetelmän ja asiakirjan nykyisen version MIME-tyyppi on tekstipohjainen (html- tai tekstimuoto), tekstiruutuun kopioidaan viimeisimmän version teksti muokkausta varten.

Voit lisätä uuden version seuraavasti:

  • Kirjoita asiakirjan uuden version versionumero.

  • Voit lisäksi kirjoittaa uutta versiota koskevan kuvauksen.

  • Jos lähetät asiakirjan, valitse "Lähetä tiedosto" -kentän vieressä oleva Selaa-painike ja valitse tietokoneessasi oleva tiedosto. Jos käytät Kirjaa sisään (luo) -toimintoa, voit kirjoittaa asiakirjaa ja muokata sen sisältöä tekstiruudussa.

  • Jos lähetät kuvaa kuva-arkiston kansioon ja haluat lähettää samalla kuvaan kuuluvan oman pienoiskuvan, valitse Lähetä pienoiskuva -kentän vieressä oleva Selaa-painike ja valitse tietokoneessasi oleva tiedosto. Voit myös jättää kentän tyhjäksi, jos haluat dman-järjestelmän luovan pienoiskuvan automaattisesti.

  • Tallenna uusi versio valitsemalla OK-painike tai peruuta toimenpide valitsemalla Peruuta-painike. Tyhjennä-painikkeella voit palauttaa lomakkeen alkutilaan. Tavallisesti tämä merkitsee kenttien tyhjentämistä.

  • Jos haluat poistaa asiakirjan lukituksen version lisäämisen jälkeen, valitse 'Poista asiakirjan lukitus' -valintaruutu.

Uudesta versiosta tulee asiakirjan nykyinen versio.

Sisällysluettelo

Versiohistoria

Tällä toiminnolla voit tarkastella tietoja kaikista tietyn asiakirjan versioista. Lisäksi voit valita asiakirjasta ladattavaksi tai tarkasteltavaksi jonkin muun kuin uusimman version. Asiakirjan versioista näytetään seuraavat tiedot:

  • Versionumero - version tekstimuotoinen nimi (tavallisesti numero, esimerkiksi 1.1).

  • Päivämäärä, jolloin versio on kirjattu sisään.

  • Käyttäjä, joka on kirjannut version sisään.

  • Version koko (tavuina).

  • Huomautus tai tekstimuotoinen kuvaus versiosta.

Sisällysluettelo

Haku

Hakutoiminnolla voit etsiä asiakirjaa asiakirjan ominaisuuksien, esimerkiksi otsikon, tai asiakirjan sisällön perusteella. (Kun kuvia luetteloidaan, kuvauskenttä edustaa asiakirjan sisältöä ja siitä tulee tärkein hakukenttä.) Jotta voisit hakea asiakirjavarannosta, sivustossa pitää olla asennettuna Teamware Pl@za Haku -tuote.

Sisällysluettelo

Asiakirjojen ja kansioiden käytönvalvontaluetteloiden muokkaaminen

Luomalla asiakirjalle tai kansiolle käytönvalvontaluettelon ja muokkaamalla tätä luetteloa voit määrittää, mitkä Pl@zan käyttäjät tai ryhmät voivat käyttää kyseistä asiakirjaa tai kansiota, sekä määrittää ne toimenpiteet, joita nämä käyttäjät tai ryhmät voivat tälle kohteelle tehdä.

Jos haluat muokata olemassa olevan käytönvalvonnan käyttöoikeuksia, valitse uusi oikeustaso kyseisen kohteen kohdalla olevasta luetteloruudusta. Napsauttamalla tätä saat lisätietoja erityyppisistä käyttöoikeuksista ja siitä, miten ne vaikuttavat kansioiden käyttöoikeuksiin. Napsauttamalla tätä saat lisätietoja erityyppisten käyttöoikeuksien vaikutuksista asiakirjojen käyttöön.

Jos haluat poistaa käytönvalvontaluettelosta yhden tai useita käytönvalvontoja, valitse haluamiesi julkaisujen kohdalla olevat Valittu-valintaruudut ja valitse Poista-painike.

Voit lisätä uuden käytönvalvonnan käytönvalvontaluetteloon valitsemalla Uusi käytönvalvonta -painikkeen.

Käytönvalvontaluetteloon tekemäsi muutokset tallennetaan vasta kun valitset OK-painikkeen. Vaihtoehtoisesti voit peruuttaa muutokset valitsemalla Peruuta-painikkeen.

Huomautus: Kun muokkaat kansion tai asiakirjan käytönvalvontaluetteloa, ole huolellinen antaessasi käyttäjille tai ryhmille hallintaoikeuksia. ylläpito-oikeus antaa käyttäjälle täydet valtuudet asiakirjaan tai kansioon, ja käyttäjä voi muokata ominaisuuksia tai jopa poistaa asiakirjan tai kansion. Jos ryhmälle annetaan ylläpito-oikeus kohteeseen, tämä oikeus on ryhmän kaikilla jäsenillä.

Sisällysluettelo

Uuden käytönvalvonnan lisääminen käytönvalvontaluetteloon (ACL-luetteloon)

Voit lisätä oikeuksia kahdelle erityisryhmälle, Plaza-ryhmälle ja Julkinen-ryhmälle. Plaza-ryhmään kuuluvat kaikki rekisteröityneet Plaza-käyttäjät riippumatta siitä, ovatko he dman-tilaajia. Julkinen-ryhmään kuuluvat kaikki Web-sivuston julkiset vierailijat.

Voit myös kirjoittaa yhden tai usean Phoenix-ryhmän tai -käyttäjän tunnuksen. Kun valitset käyttäjän tai ryhmän käyttöoikeuden ja valitset OK-painikkeen, uusi käytönvalvonta lisätään käytönvalvontaluetteloon. Voit myös palata Muokkaa käytönvalvontaluetteloa -sivulle valitsemalla Peruuta-painikkeen.

Et voi lisätä sellaista käyttäjää tai ryhmää, joka on valmiiksi jonkin kohteen käytönvalvontaluettelossa. Tällaisten käyttäjien tai ryhmien käyttöoikeuksia muokataan Muokkaa käytönvalvontaluetteloa -sivulla.

Napsauttamalla tätä saat lisätietoja erityyppisistä käyttöoikeuksista ja siitä, miten ne vaikuttavat kansioiden käyttöoikeuksiin. Napsauttamalla tätä saat lisätietoja erityyppisten käyttöoikeuksien vaikutuksista asiakirjojen käyttöön.

Muista, että uusi käytönvalvonta tulee voimaan vasta kun olet valinnut OK-painikkeen Muokkaa käytönvalvontaluetteloa -sivulla.

Sisällysluettelo

Kotikansion vaihtaminen

Tämän toimenpiteen avulla voit määrittää, mitä kansiota käytetään kotikansionasi. Voit valita oman kotikansion, jos olet tilannut Asiakirjakansiot-palvelun yksittäisenä käyttäjänä, tai voit valita sellaisen ryhmän kotikansion, jonka jäsen olet ja joka on Asiakirjakansiot-palvelun tilaaja.

Voit vaihtaa kotikansion valitsemalla käyttäjän tai ryhmän käyttäjätunnuksen käyttäjätunnusten luettelosta ja valitsemalla OK-painikkeen. Jos haluat määrittää tämän kansion oletuskotikansioksi, valitse Tee tästä oletustunnus -valintaruutu.

Sisällysluettelo

Dman-käyttäjän asetukset

Tällä toiminnolla voit vaihtaa salasanan, jolla kirjaudut sisään. Vaihda salasana kirjoittamalla nykyinen salasanasi Vanha salasana -kenttään, uusi salasana Uusi salasana -kenttään ja lopuksi uusi salasana uudelleen Salasana uudelleen -kenttään. Vaihda salasana valitsemalla OK-painike.

Sisällysluettelo

Luokat ja mukautetut ominaisuudet

Jos olet dman-palvelun tilaaja tai dman-palvelun tilanneen ryhmän vastuuhenkilö, voit luoda asiakirjalle uusia ominaisuuksia. Asiakirjoilla on tietty määrä kiinteitä ominaisuuksia, kuten otsikko, kuvaus ja luomispäivämäärä. Voit lisätä uusia ominaisuuksia määrittämällä mukautettuja ominaisuuksia, joihin voi tallentaa asiakirjaa koskevia lisätietoja.

Toisiinsa liittyvät mukautetut ominaisuudet voidaan ryhmitellä 'luokkiin'. Uutta asiakirjaa luodessasi voit valita luokat luettelosta ja antaa sitten arvot asiakirjan luokkien mukautetuille ominaisuuksille.

Dman-järjestelmä tunnistaa yleiset ominaisuudet ja käyttäjän määrittämät mukautetut ominaisuudet. Järjestelmänvalvoja määrittää yleiset luokat, jotka voidaan lisätä kaikkiin kenen tahansa dman-käyttäjän luomiin asiakirjoihin. Käyttäjän määrittämät mukautetut ominaisuudet ovat yksittäisten tilaajien määrittämiä ja käytettävissä vain kyseisen tilaajan omistamissa asiakirjoissa. Esimerkiksi ryhmä voi luoda tiettyjä luokkia, jotka sisältävät ryhmän jäseniä kiinnostavia tietoja.

Mukautetut ominaisuudet voivat valinnaisesti olla myös Pl@za-hakutoiminnon indeksoitavissa ja käytettävissä hauissa.

Näytä luokat -sivulla voit tarkastella määrittämiesi luokkien yksityiskohtia. Kyseisellä sivulla on myös linkkejä sivuille, joiden avulla voit lisätä uusia luokkia, poistaa luokkia tai muokata aiemmin luotuja luokkia.

Sisällysluettelo

Uuden luokan luominen

Tällä toiminnolla voit luoda uuden luokan. Luokan luomisen jälkeen voit määrittää luokkaan mukautettuja ominaisuuksia.

Kirjoita luokan nimi ja valinnainen kuvaus. Oletusarvon mukaan luokka ja sen mukautetut ominaisuudet indeksoidaan ja määritetään hakutoiminnon käyttöön. Jos et halua indeksoida luokkaa, poista Indeksoi tämä luokka -valintaruudun valinta. Huomautus: Jos luokkaa ei määritetä indeksoitavaksi, yhtään luokan mukautetuista ominaisuuksista ei indeksoida, vaikka kyseisten ominaisuuksien määritteen arvo olisi -1.

Luo uusi luokkamääritys valitsemalla OK-painike tai peruuta toimenpide valitsemalla Peruuta-painike. Tyhjennä-painikkeella voit palauttaa lomakkeen alkutilaan. Tavallisesti tämä merkitsee kenttien tyhjentämistä.

Sisällysluettelo

Luokkien poistaminen

Tällä toiminnolla voit poistaa luokkamäärityksen ja kaikki kyseiseen luokkaan liittyvät mukautetut ominaisuudet. Mukautettujen ominaisuuksien määritykset poistetaan luokkaa poistettaessa, mutta kyseiseen luokkaan kuuluvat asiakirjat säilyttävät luokan mukautettujen ominaisuuksien arvot. Näitä arvoja voi edelleen tarkastella mutta ei muokata eikä sisällyttää hakuun. Asiakirjojen omistajat voivat halutessaan poistaa arvot halutessaan.

Valitse poistettavat luokat näytössä olevasta luettelosta ja valitse Poista-painike tai peruuta toimenpide valitsemalla Peruuta-painike.

Sisällysluettelo

Luokkien tarkasteleminen ja muuttaminen

Näytä luokka -sivu tuo näkyviin tietoja valittuna olevasta luokkamäärityksestä ja luokkaan määritetyistä mukautetuista ominaisuuksista. Jos oikeutesi mahdollistavat luokkien luomisen, voit muokata luokkaa ja mukautettujen ominaisuuksien määritteitä. Luokan määritteet ovat seuraavat:

  • Luokan nimi. Tämä on pakollinen kenttä.

  • Luokan kuvaus. Tämä on valinnainen kenttä.

  • Luokan omistaja.

  • Tieto siitä, ovatko luokan mukautetut ominaisuudet indeksoituja ja voiko niistä hakea tietoja.

Näkyvissä ovat myös kaikki luokkaan määritetyt mukautetut ominaisuudet. Mukautetun ominaisuuden määritteet ovat seuraavat:

  • Mukautetun ominaisuuden nimi. Tämä on pakollinen kenttä.

  • Mukautetun ominaisuuden kuvaus. Tämä on valinnainen kenttä.

  • Mukautetun ominaisuuden tyyppi. Mukautetun ominaisuuden tyyppi voi olla Teksti, Numero tai Päivämäärä.

  • Jos mukautetun ominaisuuden tyyppi on Numero tai Päivämäärä, ominaisuudelle on määritettävä Muoto-ominaisuus päivämäärä- tai numerotietojen haluttua syöttömuotoa varten. Teksti-ominaisuudet eivät edellytä Muoto-määritettä.

  • Tieto siitä, onko mukautettu ominaisuus indeksoitu. Luokan Indeksoitu-ominaisuuden arvo ohittaa tämän arvon.

Tee haluamasi muutokset muokkauskenttiin ja valitse sitten OK-painike tai peruuta muutokset valitsemalla Peruuta-painike. Tyhjennä-painikkeella voit palauttaa lomakkeen alkutilaan. Tavallisesti tämä merkitsee kenttien tyhjentämistä.

Sisällysluettelo

Mukautetun ominaisuuden luominen

Tällä toiminnolla voit lisätä uuden mukautetun ominaisuuden määrityksen valittuna olevaan luokkaan. Edellytettävät mukautetun ominaisuuden määritteet ovat seuraavat:

  • Mukautetun ominaisuuden nimi. Tämä on pakollinen kenttä.

  • Mukautetun ominaisuuden kuvaus. Tämä on valinnainen kenttä.

  • Mukautetun ominaisuuden tyyppi. Mukautetun ominaisuuden tyyppi voi olla Teksti, Numero tai Päivämäärä.

  • Jos mukautetun ominaisuuden tyyppi on Numero tai Päivämäärä, ominaisuudelle on määritettävä Muoto-ominaisuus päivämäärä- tai numerotietojen haluttua syöttömuotoa varten. Teksti-ominaisuudet eivät edellytä Muoto-määritettä.

  • Tieto siitä, onko mukautettu ominaisuus indeksoitu. Luokan Indeksoitu-ominaisuuden arvo ohittaa tämän arvon.

Luo uusi mukautetun ominaisuuden määritys valitsemalla OK-painike tai peruuta toimenpide valitsemalla Peruuta-painike. Tyhjennä-painikkeella voit palauttaa lomakkeen alkutilaan. Tavallisesti tämä merkitsee kenttien tyhjentämistä.

Sisällysluettelo

Mukautettujen ominaisuuksien poistaminen

Tällä toiminnolla voit poistaa yhden tai useita mukautetun ominaisuuden määrityksiä nykyisestä luokasta. Jos jokin asiakirja käyttää näitä mukautettuja ominaisuuksia, niiden arvot ovat edelleen tarkasteltavissa mutta eivät muokattavissa tai sisällytettävissä hakuun. Valitse poistettavat mukautetut ominaisuudet näytössä olevasta luettelosta ja valitse Poista-painike tai peruuta toimenpide valitsemalla Peruuta-painike.

Sisällysluettelo

Asiakirjan mukautettujen ominaisuuksien tarkasteleminen ja muokkaaminen

Jos sinulla on asiakirjan lukuoikeus, voit tarkastella asiakirjan mukautettuja ominaisuuksia. Jos sinulla on asiakirjan ylläpito-oikeus, voit muokata mukautettujen ominaisuuksien arvoja.

Käytettävissä olevat ominaisuudet vaihtelevat sen mukaan, minkä luokkien jäsen asiakirja on ja mitä mukautettuja ominaisuuksia kuhunkin ryhmään on määritetty. Mukautetut ominaisuudet esitetään luettelomuodossa luokan mukaan siten, että näkyvissä ovat ominaisuuden nimi ja ominaisuuden arvo nykyisessä asiakirjassa.

Tee haluamasi muutokset lomakkeeseen ja hyväksy sitten muutokset valitsemalla OK-painike tai peruuta muutokset valitsemalla Peruuta-painike.

Jos sinulla on asiakirjan ylläpito-oikeus, Mukautettujen ominaisuuksien näyttäminen -sivulla on linkkejä myös esimerkiksi seuraaviin mukautettuja ominaisuuksia koskeviin toimintoihin:

Lisätietoja luokista ja mukautetuista ominaisuuksista on kohdassa Luokat ja mukautetut ominaisuudet.

Sisällysluettelo

Mukautettujen ominaisuuksien lisääminen asiakirjoihin

Tällä toiminnolla voit lisätä mukautettujen ominaisuuksien arvoja nykyiseen asiakirjaan. Valitse haluamasi (joko yleiset tai käyttäjän määrittämät) luokat luetteloista ja jatka valitsemalla OK-painike tai peruuta valitsemalla Peruuta-painike.

Voit määrittää arvot kunkin valitun luokan mukautetuille ominaisuuksille. Kirjoita arvot lomakkeeseen ja tallenna mukautetut ominaisuudet asiakirjaan valitsemalla OK-painike tai peruuta toiminto valitsemalla Peruuta-painike.

Lisätietoja luokista ja mukautetuista ominaisuuksista on kohdassa Luokat ja mukautetut ominaisuudet.

Sisällysluettelo

Asiakirjan mukautettujen ominaisuuksien poistaminen

Jos sinulla on asiakirjan ylläpito-oikeus, voit poistaa mukautettuja ominaisuuksia asiakirjasta tämän toiminnon avulla. Näkyvissä oleva luettelo sisältää luokat, joihin kuuluvia mukautettuja ominaisuuksia asiakirjalla on. Poista luokkiin liittyvät mukautetut ominaisuudet valitsemalla vähintään yksi luokka.

Valitse poistettavat asiakirjan luokat näytössä olevasta luettelosta ja valitse Poista-painike tai peruuta toimenpide valitsemalla Peruuta-painike.

Lisätietoja luokista ja mukautetuista ominaisuuksista on kohdassa Luokat ja mukautetut ominaisuudet.

Sisällysluettelo
 

Tämän sivun alkuun