Posion kunnan hankeohje

Sisällysluettelo

• Vinkit hankkeen suunnitteluun
  • Hankkeiden suunnittelu tukemaan strategioita
  • Rahoittajian
  • Rahoittajien ohjelmat
  • Hankkeet kunnan talousarviossa ja taloussuunnitelmassa
  • Hanketoimijan käsikirja
• Rahoituksen hakeminen
  • Kunnan päätös hankkeen hakemisesta
  • Rahoittajien haku- ja hallintojärjestelmät
  • Hankehakemuksen jättäminen
  • Yhteyshenkilöt hakemukselle
  • Hakijan tiedot hakemukselle
  • Hankkeen nimeäminen ymmärrettävästi ja hyvä virkakieli
  • Kustannusarvio ja rahoitussuunnitelma laskeminen
  • Esimerkki kustannusarviosta ja rahoitussuunnitelmasta
  • Rahoituspäätös
• Hankkeen kirjanpito ja talouden hallinto
  • Hankenumeron avaaminen kirjanpito-ohjelmaan
  • Hankkeen laskutus
  • Kunnan laskutusosoitteet
  • Hankkeen työntekijöiden työajanseuranta
  • Matkakustannukset
  • Hankkeen säännöllinen talousseuranta
  • Hankkeen kustannusten hakeminen maksuun rahoittajalta
• Hankkeen työntekijät
  • Hankkeen työntekijöiden rekrytointi
  • Tunnusten tilaaminen työntekijöille kunnan järjestelmiin
• Hankkeen seuranta
  • Hankkeen ohjausryhmä
• Hankkeen viestintä
  • Pakollinen tiedotus
  • Tiedotus kunnan sivustolla
  • Tiedotus sosiaalisessa mediassa
  • Mediatiedotteiden lähettäminen
  • Sisäinen tiedotus
• Hankkeen asiakirjojen arkistointi
  • Kunnan arkisto
  • Hankkeen asiakirjojen säilytys
• Hankkeen hankintojen kilpailutus
  • Hankkeessa tehtävät hankinnat
  • Sähköinen hankintajärjestelmä
  • Esimerkki hankinnan kilpailutuksesta
• Tietoturva ja tietosuoja
• Hankeohjeen päivittäminen

---

Vinkit hankkeen suunnitteluun

Hankkeiden suunnittelu tukemaan strategioita

Suunnittele hanke siten, että se tukee kunnan ja maakunnan strategian tavoitteiden saavuttamista.

• Posion kunnan strategia 2018-2025
• Lapin maakuntaohjelma (Lappi-sopimus)

Esimerkiksi matkailun kehittämishankkeissa huomioidaan Posion, Lapin ja Suomen matkailustrategia.

• Posion matkailustrategia 2021-2025
• Lapin matkailustrategia 2020-2023
• Suomen matkailustrategia 2019-2028

Rahoittajia

• Rakennerahastot (Euroopan aluekehitysrahasto ja Euroopan sosiaalirahasto eli EAKR ja ESR)
• Euroopan meri- ja kalatalousrahasto (EMKR)
• Euroopan maaseuturahasto
• Koillismaan Leader (maaseuturahaston paikallinen rahoittaja)
• Kainuun ja Koillismaan Kalaleader (Euroopan meri- ja kalatalousrahaston paikallinen rahoittaja)
• Valtion avustuksista tiedotetaan esim. ministeriöiden sivustoilla
• Rahoituksista tiedotetaan lisäksi mm. Lapin ely-keskuksen ja Lapin liiton sivustoilla

Rahoittajien ohjelmat

Rahoittajien ohjelmissa on toimenpiteitä, toimintalinjoja ja erityistavoitteita, joita hankkeiden tulee tukea.

• Maaseuturahaston kehittämishankkeiden toimenpiteet
• Rakennerahastojen toimintalinjat ja erityistavoitteet
• Koillismaan leader

Hankkeet kunnan talousarviossa ja taloussuunnitelmassa

Seuraavan vuoden mahdolliset hankerahoitukset otetaan huomiooon kunnan talousarviossa. Kunnan taloussuunnitelma tehdään kahden ja kolmen vuoden päähän. Taloussuunnitelmassa voidaan myös ottaa huomioon mahdolliset hankerahoitukset. Hankerahoitusten hakujaksoista tiedotetaan rahoittajien sivuilla.

• Rakennerahastojen hakuajat
• Maaseuturahaston hakujaksot
• Koillismaan Leaderin hakuajat rytmittyvät yhdistyksen hallituksen kokousten mukaan

Hanketoimijan käsikirja

Maaseuturahaston hanketoimijan käsikirja on kattava ohje hankkeiden suunnitteluun ja hakemiseen myös muilta rahoittajilta.

---

Rahoituksen hakeminen

Kunnan päätös hankkeen hakemisesta

Päätöksen rahoituksen hausta pieniin hankkeisiin voi tehdä palvelujohtaja tai toimialan lautakunta. Lisää tietoa hankkeen hakemisen päätöksenteosta saat kunnan hallintojohtajalta tai hallintosäännöstä.

Jos hanke koskee koko kuntaa, tee kunnahallitukselle esitys rahoituksen hakemisesta hankkeelle. Kunnanhallitus tekee päätöksen rahoituksen hakemisesta. Kerro esityksessä

• mistä rahoitusta haetaan,
• tiivistelmä hankkeen sisällöstä,
• hankkeen toteutusaika,
• hankkeen kokonaiskustannusarvio vuositasolla,
• miltä kustannuspaikalta hankkeen omarahoitusosuus maksetaan,
• kuka tai ketkä on valmistellut hanketta,
• kuka on hankkeen vastuuhenkilö ja
• keneltä voi kysyä lisätietoja hankkeesta.

Hankkeen vastuuhenkilö on palvelujohtaja, rakennusmestari, koulun rehtori tai joku muu esihenkilö.

Lähetä esitys vähintään viikkoa ennen seuraavaa kunnanhallituksen kokousta hallintojohtajalle. Hankkeelle avataan diaarinumero kunnan asiakirjahallintajärjestelmä Twebiin, kun esitys viedään kunnanhallituksen esityslistalle.

Huomioi, että kunnanhallituksen kokousten esityslistat, esitykset ja pöytäkirjat ovat julkisia asiakirjoja, joiden julkaisusta lähetetään tieto paikallisille medioille.

Hankesuunnitelmaa ei saa antaa julkisena liitteenä kunnanhallituksen jäsenille ennen rahoituspäätöstä. Salassapidettävät materiaalit voidaan antaa kunnanhallituksen jäsenille oheismateriaalina.

Rahoittajien haku- ja hallintojärjestelmät

Rahoittajilla on käytössä eri järjestelmiä, joihin hankkeiden hakemukset jätetään ja joissa hankkeita hallinnoidaan. Näitä ovat esimerkiksi

• Aluehallinnon asiointipalvelu (esim. valtion avustukset),
• Ruokaviraston Hyrrä (esim. maaseuturahaston ja Leaderin tuet) ja
• EURA2014 (EAKR- ja ESR-hankkeet).

Hankehakemuksen jättäminen

Jätä hankkeen hakemus rahoittajan järjestelmään. Liitä järjestelmän lomakkeelle pyydetyt liitteet, kuten erillinen hankesuunnitelma sekä kustannusarvio ja rahoitussuunnitelma. Muita vaadittuja liitteitä voivat olla esimerkiksi

• pöytäkirjanote päätöksestä hakea hanketta (pöytäkirjahaku Posion asiakirjahallintajärjestelmä Twebistä),
• kunnan nimenkirjoituksen oikeuden todentava ote (hallinto- ja tukipalvelujen toimistosihteeriltä tai hallintojohtajalta),
• kunnan hallintosääntö,
• kunnan strategia ja
• kunnan allekirjoitettu tilinpäätös (edeltevän vuoden tilinpäätös hyväksytään seuraavan vuoden puolivälissä).

Hankkeen hakemuksen voi esim. Hyrrässä tai EURA2014-järjestelmässä allekirjoittaa kunnan hallintojohtaja, jolla on tunnukset järjestelmiin ja kunnan nimenkirjoitusoikeus. Sovi allekirjoittamisesta etukäteen ja jätä hakemus vähintään yhtä päivää ennen jättämisen aikarajaa.

Yhteyshenkilöt hakemukselle

Laita hankkeen hakemuslomakkeelle yhteyshenkilöiksi hankkeen vastuuhenkilö ja kunnan taloussuunnittelija. Tällöin he saavat rahoittajan viestit, rahoituspäätöksen ja muut hankkeen asiakirjat automaattisesti rahoittajan järjestelmästä. Laita hakemukselle myös kirjaamon sähköpostiosoite, info@posio.fi.

Hakijan tiedot hakemukselle

• Hakija: Posion kunta
• Osoite: Kirkkotie 1, 97900 Posio
• Y-tunnus: 0191908-6
• Kysy kunnan tilinumero kunnan taloussuunnitelijalta

Hankkeen nimeäminen ymmärrettävästi ja hyvä virkakieli

Nimeä hanke hakemukselle siten, että ulkopuolinenkin ymmärtää nimestä, mitä hankkeessa tehdään. Hankkeen rahoittajalle ilmoitettua nimeä käytetään kunnan asiakirjahallintajärjestelmä Twebissä ja talousjärjestelmissä. Hankkeen työnimestä voi sopia erikseen.

Kotimaisten kielten keskuksella (Kotus) on ohjeita hyvään virkakieleen.

Kustannusarvio ja rahoitussuunnitelma laskeminen

Laske hankkeen kustannusarvio parhaimpaan tietoon perustuen. Kustannusarviossa erotellaan rahoittajasta riippuen henkilöstökustannukset, ostettavat palvelut sekä materiaalit ja välineet.

Arvioi henkilöstön sivukulut siten, että ne ovat 30 % palkasta. Varmista kunnan hallintojohtajalta tuleeko tehtävään tehtäväkohtainen palkka vai kokonaispalkka. Tehtäväkohtaisessa palkassa palkkakustannukset arvioidaan suuremmiksi.

Joissain kustannusmalleissa hankkeen välilliset kustannukset (esim. toimistohuoneen vuokra ja matkakustannukset) korvataan ns. flat ratena, joka lasketaan kustannusarviolle prosenttiosuutena (esim. 24 %) henkilöstokustannuksista.

Tee rahoitussuunitelma kokonaiskustannusarvion perusteella. Rahoitussuunnitelmassa erotellaan kunnan oma rahoitusosuus ja rahoittajan osuus kustannusten jaosta.

Tukikelpoiset kustannukset, kustannusmallit, tukiprosentit ja muut tarvittavat tiedot saat selville rahoittajalta.

Esimerkki kustannusarviosta ja rahoitussuunnitelmasta

Kustannusarvio	2022
Henkilöstökustannukset (3000 e + 30 % sivukulut x 12 kk)	46 800 e
Ostettavat palvelut (esim. ulkopuolinen konsultointi, ilman alv:tä)	5000 e
Flat rate 24 % (24 % 46 800 eurosta)	11 232 e
Kokonaiskustannusarvio	63 032 e
Rahoitussuunnitelma
Kunnan omarahoitusosuus (20 % 65 264 eurosta)	12 606 e
Rahoittajan osuus (80 % 65 264 eurosta)	50426 e
Rahoitus yhteensä	63 032 e

Rahoituspäätös

Rahoittaja voi pyytää täydentämään tai muuttamaan hankkeen hakemusta ennen rahoituspäätöstä. Tee täydennykset ja muutokset hankkeen hakemukseen rahoittajan ohjeiden mukaan.

Rahoittaja lähettää hakijalle rahoituspäätöksen. Myönteisessä rahoituspäätöksessä kerrotaan tuen määrä ja tuen käytön ehdot.

Välitä tieto myönteisestä tai kielteisestä rahoituspäätöksestä kunnanhallitukselle tai lautakunnalle, joka on tehnyt päätöksen rahoituksen hakemisesta. Välitä rahoituspäätös kunnan kirjaamoon osoitteseen info@posio.fi. Pyydä kunnan viestintäsuunnittelijaa tiedottamaan hankkeen rahoituspäätöksestä.

---

Hankkeen kirjanpito ja talouden hallinto

Hankenumeron avaaminen kirjanpito-ohjelmaan

Toimita hallinto- ja tukipalvelujen taloussuunnittelijalle hankkeen rahoituspäätös, kustannusarvio ja rahoitussuunnitelma. Taloussuunnittelija avaa hankkeelle kunnan kirjanpito-ohjelmaan hankenumeron.

Jos hankkeen hakemisesta on tehty päätös kunnanhallituksessa, lähetä päätöksen pöytäkirja taloussuunnittelijalle. Pöytäkirjat löydät kunnan asiakirjahallintajärjestelmä Twebistä.

Hankkeen laskutus

Hankkeen laskuille nimetään asiatarkastaja ja hyväksyjä. Asiatarkastaja voi olla esim. hankkeen koordinaattori ja hyväksyjä koordinaattorin esihenkilö. Laskut tarkastetaan ja hyväksytään kunnan Rondo-järjestelmässä.

Pyydä laskun lähettäjää (palvelun tai tavaran toimittajaa) laittamaan laskulle viitteeksi hankkeen numero ja asiatarkastajan nimi. Kunta suosittelee lähettämään verkkolaskuja.

Asiatarkastaja tarkastaa, että lasku on sovitun mukainen (perustuu esim. hankintasopimukseen) ja tiliöi laskun tilikartan avulla. Tiliöintiä helpottavan tilikartan ja opastuksen tilikartan käyttöön saa taloussuunnittelijalta. Esim. flat rate -kuluille tulee tiliöinnin tarkenteeksi kohdenumero 7031. Ohjeet alv-koodien käyttöön saa myös taloussuunnittelijalta.

Laskun hyväksyjä tarkistaa, että tiliöinti on oikein. Tarkka ja johdonmukainen tiliöinti helpottaa hankkeen talousseurantaa ja maksuhakemuksen tekemistä.

Kunnan laskutusosoitteet

Pyydä toimittajaa lähettämään verkkolasku: ohjeet ja lähettäminen.

Verkkolaskut

Posion kunta
003701919086
Verkkolaskuoperaattori: CGI
Välittäjätunnus: 003703575029

Paperilaskut

Posion kunta
003701919086
PL 299
02066 DOCUSCAN

Hankkeen työntekijöiden työajanseuranta

Hankkeen kokoaikaisen työntekijän ei tarvitse pitää erillistä työajanseurantaa rahoittajalle, mutta osa-aikaisen pitää. Työajanseurannan avulla kunta pitää kirjaa osa-aikaisen työntekijän hankkeelle tekemästä työstä. Henkilöstökustannukset haetaan maksuun työajanseurannan ja hankkeen kirjanpidon seurantaraportin perusteella.

Lähetä työajanseurannat skannattuina versioina joka kuun ensimmäinen arkipäivä kunnan taloussuunnittelijalle. Ehdoton takaraja edeltävän kuukauden seurannan lähettämiselle on seuraavan kuukauden puoliväli. Säilytä paperiset versiot seurannoista.

Käytä työajanseurantaan rahoittajan lomakkeita.

Matkakustannukset

Tee hankkeessa tehdyistä matkoista matkalaskut kunnan Trip & Expense -järjestelmään. Ota kopiot matkalaskuista maksuhakemukselle. Tarkista, että matkalaskulle tulee oikein tiliöintitiedot (kustannuspaikka, hankenumero, jne.). Kilometrikorvauksista ja päivärahoista on ohjeet verohallinnon sivustolla.

Hankkeen säännöllinen talousseuranta

Seuraa hankkeen taloutta säännöllisesti kunnan Tane-järjestelmästä. Hyvä käytäntö on tarkastaa hankkeen taloustilanne vähintään kerran kuussa. Tarkastuksessa tarkastetaan

• tiliöinnit,
• alv-koodit,
• kuuluvatko hankkeelle näkyvät laskut hankkeelle ja
• kustannusten määrät suhteessa hankkeen kustannusarvioon.

Säännöllinen tarkastus helpottaa maksuhakemuksen tekemistä. Talousseuranta on hankkeen vastuuhenkilön tehtävä.

Hankkeen kustannusten hakeminen maksuun rahoittajalta

Tarkista hankkeen rahoituspäätöksestä tai rahoittajalta miten, milloin ja kuinka usein hankkeen kustannukset haetaan maksuun.

Erottele maksuhakemukselle hankkeen kustannukset ja liitä hakemukselle pyydetyt liitteet, kuten kirjanpidon seurantaraportti. Seurantaraportin saat kunnan taloussuunnittelijalta. Tarkista, että raportin tiedot ovat oikein.

Hankkeen kirjanpidon edeltävän kuukauden seurantaraportti on valmis, kun kaikki edeltävän kuukauden kustannukset on viety kirjanpitoon ennen seuraavan kuukauden puoltaväliä. Kirjanpito suljetaan kuukauden puolessa välissä.

Muita maksuhakemukselle pyydettyjä liitteitä voivat olla esim. laskujen kopiot, todisteet palkanmaksuista, vakuutusyhtiön todistus työantajan lakisääteisistä vakuutusmaksuista, verovelkatodistus, jne. Nämäkin liitteet saat taloussuunnittelijalta.

Mikäli hankkeessa on kilpailutettu ja hankittu tavaraa tai palveluja, liitä maksuhakemukselle hankinnan kilpailutusasiakirjat. Kilpailutusasiakirjat löytyvät kunnan asiakirjahallintajärjestelmä Twebistä. Lisää tietoa hankkeessa tehtävistä hankinnoista on täällä.

Huomioi, että maksuhakemukselle saatetaan vaatia liitteiksi esim. aika- ja paikkatiedoilla varustetut kuvat hankkeessa rakennetuista rakennuksista.

Maksupäätös

Maksupäätös tulee rahoittajan järjestelmään. Tarkista, että maksupäätös on tehty oikein. Lähetä maksupäätös kunnan taloussuunnitelijalle.

---

Hankkeen työntekijät

Hankkeen työntekijöiden rekrytointi

Jos hankkeeseen palkataan työntekijä, jätä työpaikasta ilmoitus Kuntarekryyn. Ilmoituksessa voi kertoa, että työpaikka on ehdollinen riippuen siitä, saako hanke rahoituksen. Tällöin ilmoituksen voi jättää ennen rahoituspäätöksen saamista. Kunnassa jo töissä olevat voivat tehdä tehdä töitä hankkeille osa- tai kokoaikaisesti.

Lähetä työpaikkailmoituksen teksti hallinto- ja tukipalvelujen toimistosihteerille, joka tekee ilmoituksesta kuulutuksen kunnan asiakirjahallintajärjestelmä Twebiin. Ilmoitus välittyy kuntarekryn kautta TE-Palveluille.

Tunnusten tilaaminen työntekijöille kunnan järjestelmiin

Työntekijän esihenkilö tilaa hankkeen työntekijöille tunnukset kaikkiin heidän tarvitsemiinsa järjestelmiin, joita voivat olla esimerkiksi

• Tane (hankkeen talouden seuranta)
• Rondo (hankkeen laskujen asiatarkastus ja hyväksyminen)
• Trip & Expense (kilometrikorvauksien ja päivärahojen hakeminen)
• Personec ESS (mm. lomien ja vapaiden hakeminen)
• EsMikko (työajanseuranta ja kulunvalvonta)
• Cloudian hankintapalvelu (hankkeen kilpailutukset)
• WordPress (kunnan verkkosivuston päivitys).

Tilauksen yhteydessä sovitaan perehdytyksestä järjestelmien käyttöön.

---

Hankkeen seuranta

Hankkeen ohjausryhmä

Ohjausryhmän tehtävä on ohjata ja seurata hankkeen edistymistä. Saat rahoittajalta ohjeet ohjausryhmän kokoamiseen ja kokousten järjestämiseen. Yleensä ohjausryhmään valitaan kunnan edustajat, asiantuntijoita ja hankkeen kohderyhmien edustajia.

---

Hankkeen viestintä

Pakollinen tiedotus

Rahoituspäätöksessä kerrotaan, miten hankkeesta on pakollista viestiä. Rahoittajan logoja on usein käytettävä kaikissa hankkeen viestinnässä ja materiaaleissa. Joissain tapauksissa hankkeista on tehtävä julisteet julkiselle paikalle.

Tiedotus kunnan sivustolla

Hankkeita, joissa kunta on mukana, listataan kunnan sivustolla. Hankkeista ja hankkeiden tuloksista voidaan lisäksi tehdä uutisia kunnan sivustolle. Hankkeilla voi myös olla oma sivunsa kunnan sivustolla. Kunnan sivuston ylläpidosta on vastuussa kunnan ICT-päällikkö.

Tiedotus sosiaalisessa mediassa

Kunnalla on käytössä Facebook-sivu, jossa esim. hankkeen järjestämistä tapahtumista voi viestiä. Sivua ylläpitää kunnan viestintäsuunnittelija.

Mediatiedotteiden lähettäminen

Mediatiedotteen hankkeen toiminnasta tai tuloksista voi lähettää kunnan viestintäsuunnittelijan avulla.

Sisäinen tiedotus

Voit kertoa hankkeen toiminnasta ja tuloksista tarpeen mukaan kunnan johtoryhmälle sekä lähettää sähköpostia kunnan koko henkilöstölle.

---

Hankkeen asiakirjojen arkistointi

Kunnan arkisto

Lähetä kunnan kirjaamoon (kirjaamo@posio.fi) arkistoitavaksi

• hakemus liitteineen,
• muutos- ja täydennyspyynnöt,
• muutos- ja täydennyshakemukset,
• maksuhakemukset liitteineen ja maksupäätökset,
• kilpailutusasiakirjat liitteineen (tarjouspyyntö, tarjoukset, tarjousten avauspöytäkirja, tarjousten vertailutaulukko, hankintapäätös ja hankintasopimus) ja
• hankkeen loppuselvitys.

Vaihtoehtoisesti voit arkistoida asiakirjat itse toimistosihteerin avustuksella asiakirjahallintajärjestelmä Twebiin.

Hankkeen asiakirjojen säilyttäminen

Rahoittaja antaa ohjeet hankkeen asiakirjojen säilytyksestä rahoituspäätöksessä tai sivuillansa. Asiakirjojen säilyttämiselle on määritelty vähimmäisaika. Sähköinen arkistointi ei välttämättä riitä.

Kun hanke on päättynyt, anna kaikki hankkeen asiakirjat ja tärkeimmät tuotokset arkistoitavaksi hallinto- ja tukipalvelujen toimistosihteerille.

---

Hankkeen hankintojen kilpailutus

Hankkeessa tehtävät hankinnat

Jos hankkeessa tehdään hankintoja (ostetaan palveluja tai tavaraa), noudatetaan hankinnassa kunnan hankintaohjeita. Jos rahoittajan ohjeiden ehdot ovat tiukemmat kuin kunnan, noudatetaan rahoittajan ohjeita.

Noudatteva ohje määräytyy hankinnan suuruuden mukaan.

• Pienhankinnan raja on alle 60 000 e (rakennusurakoissa 150 000 e).
• Kansallisen hankinnan raja on 60 000 – 221 000 e (rakennusurakoissa 150 000 – 5 584 000 e).
• EU-hankinnan raja on yli 221 000 e (rakennusurakoissa 5 584 000 e).
• Poikkeuksista on mainittu kunnan hankintaohjeissa.

Kunnanjohtaja voi tehdä hankintapäätöksen (viranhaltijapäätöksen) alle 30 000 euron hankinnasta. Hallintojohtaja tai palvelujohtaja voi tehdä päätöksen alle 20 000 euron hankinnasta. Rajan ylittävästä hankinnasta tehdään esitys kunnanhallitukselle tai lautakunnalle. Rajat on määritelty kunnan hallintosäännössä.

Tukea ohjeiden tulkintaan ja hankintojen tekemisen tekniseen puoleen saa kunnan hallinto- ja tukipalvelujen ICT-päälliköltä.

Pyydä kunnan viestintäsuunnittelijaa tiedottamaan tarjouspyynnöstä kunnan sivustolla ja sosiaalisen median kanavissa.

Sähköinen hankintajärjestelmä

Kunnalla on käytössä Cloudian sähköinen hankintajärjestelmä. Esihenkilö tilaa tunnukset järjestelmään ICT-päälliköltä.

Esimerkki hankinnan kilpailutuksesta

Hankkeessa kilpailutetaan konsultointi ostettuna palveluna. Kustannukseen on varattu hankkeen kustannusarviossa 20 000 e.

Hankkeen rahoituspäätöksessä rahoittaja antaa ohjeen, että 4000 e – 60 000 e hankinnasta on pyydettävä kolmelta toimittajalta kirjalliset tarjoukset, joita vertaillaan keskenään ja joiden perusteella tehdään hankintapäätös.

Kunnan pienhankintaohjeen mukaan 10 000 – 60 000 e hankinnan kilpailutuksessa on käytettävä sähköistä hankintajärjestelmää. Hankinnassa noudatetaan kunnan ohjetta, koska siinä on tiukemmat ehdot.

Ennen tarjouspyynnön tekemistä käydään ns. markkinavuoropuhelua, jossa selvitetään mahdollisia palvelun toimittajia ja palvelun tarkempaa sisältöä.

Palvelusta tehdään Cloudian sähköiseen järjestelmään tarjouspyyntö, jossa kerrotaan hankkeesta ja ostettavan palvelun sisältö. Lisäksi tarjouspyynnössä lukee tarjousten vertailuperusteet, joiden perusteella valinta tehdään. Järjestelmä julkaisee tarjouspyynnön automaattisesti pienhankintaportaaleissa, jonka lisäksi siitä kerrotaan suoraan mahdollisille toimittajille. Tarjouspyyntö on nähtävillä 14 päivää.

Tarjouspyyntö julkaistaan tämän lisäksi vielä erikseen kunnan kuulutuksissa Twebissä.

Saatuja tarjouksia vertaillaan keskenään vertailuperusteilla ja tarjouksista tehdään vertailutaulukko. Taulukossa esitetään, miksi tietty toimittaja valitaan palvelun toimittajaksi. Kunnanjohtaja tekee esityksen perusteella hankinnasta viranhaltijapäätöksen, joka viedään kunnan Twebiin. Viranhaltijapäätöksestä voi tehdä oikaisuvaatimuksen 14 päivän ajan tiedoksiannon jälkeen. Sähköpostilla annettu tieto katsotaan annetuksi kolmessa päivässä.

Hankintapäätös ja päätöksen oikaisuvaatimusohje tulevat näkyville kunnan kuulutuksiin Twebiin.

Kun oikaisuvaatimusaika on päättynyt, tehdään hankintasopimus kunnan ja toimittajan välille, jonka jälkeen palvelun voi toimittaa. Tarjouspyynnön jättämisestä siihen kun palvelun voi toimittaa, on kulunut 31 päivää.

Esimerkissä rahoittajalle toimitetaan maksuhakemuksen yhteydessä hankinnan kilpailutusasiakirjat, jotka ovat:

• tarjouspyyntö (Cloudiasta) ja tarjouspyynnön liitteet,
• tarjoukset (Cloudiasta),
• tarjousten vertailutaulukko (Cloudiasta),
• hankintapäätös ja oikaisuohje (Twebistä) ja
• hankintasopimus (oma pohja).

---

Tietoturva ja tietosuoja

Lähtökohtaisesti hankkeen asiakirjat ovat julkisia, mutta esim. henkilötiedot tulee pitää suojassa. Kunnan tietoturvavastaava on hallinto- ja tukipalvelujen IT-päällikkö. Keskustele tietoturvavastaavan kanssa esim. hankkeessa tehtävistä kyselyistä, jos niissä kerätään henkilötietoja.

---

Hankeohjeen päivittäminen

Tämän ohjeen päivittämisestä vastaa kunnan kehittämiskoordinaattori. Voit lähettää hänelle lisäykset, korjaukset ja uusimmat tiedot päivitettäväksi hankeohjeeseen. Ohjetta on päivitetty viimeksi 26.4.2022.